Mötesstruktur
Handen på hjärtat, springer du mellan möten som ligger kloss i kloss mest hela veckan?
Eller kanske instängd på ditt kontor uppkopplad på olika typer av möten, kaffe får du ha i termos för att hinna få en kopp och jobba får man göra parallellt med mötet?
Kanske överdriver jag en smula men jag ser allt oftare en tendens att företag jag arbetar med närmar sig det här scenariot, med online möten har det blivit ännu lättare att kalla till ett möte för att diskutera en fråga eller göra ytterligare en avstämning.
Om vi ska vara ärliga, hur många har inte känt att de inte riktigt är berörda av ämnet och heller inte kan bidra med något speciellt på mötet och därför sitter passivt lyssnande samtidigt som man betar av några mail, gud förbjude att man glömmer att stänga av mikrofonen så att de övriga hör tangentbordsknattret!
Hur är det med ert eget samvete, hur ofta tänker ni igenom syfte, vad deltagarna ska bidra med, agenda, målet med mötet och vilket resultat vill jag uppnå?
Eller att tänka igenom vilka deltagare som ska vara med för att de bidrar till att uppnå målet och vilka ska vara med för att sprida informationen?
Vilken information vill jag att de ska sprida, betänk att vi som människor bara kan absorbera 30% av den information vi får oss till handa så nästa nivå kommer att ta med sig 9% av ursprungsinformationen, vilken information vill jag att de ska komma ihåg, vilka 9% måste de verkligen ha fått till sig och vad är mer ”nice to have”?
När jag gör en workshop med en exempelvis en ledningsgrupp eller styrgrupp där alla får sätta upp de möten de kallar till och som de deltar i regelbundet är det inte ovanligt att väggen har svårt att räcka till.
Min erfarenhet är att många i ledande position har i snitt 8-9 regelbundna möten per vecka, med olika intervall förstås, men till det kommer en mängd inte regelbundna möten.
Ungefär 25% av veckan spenderas på regelbundna möten och mellan 20-40% ytterligare beroende på hur organisationen ser ut, har man enheter spritt geografiskt brukar siffran vara högre.
Ska tillägga att siffrorna inte är vetenskapligt framtagna utan baseras på den erfarenhet jag har vilket förstås kommer från grupper som insett att det börjar bli ett problem.
Upplägget när jag genomför den här typen av workshop är att vi efter att ha listat alla olika möten börjar genomlysa dem för att definiera syfte, input, agenda, mål och resultat.
Nedan ger jag förslag på vad man bör tänka på när man bjuder in till ett möte men först måste vi fundera på vilken typ av möte det är frågan om, jag brukar dela in dem i tre kategorier.
Beslutsmötet, det kallar man till för att kunna ta beslut i frågor som inte går att ta löpande, idealt så är detta ett väldigt kort möte.
Arbetsmötet, det kallar man till när en grupp måste arbeta med någon fråga, kanske för att förbereda ett beslut men det kan också vara för att brainstorma, lösa problem, planera etc.
Och så har vi informationsmötet, vanligtvis för att få ut någon form av för andra viktig information i syfte att sprida kunskap, öka samhörigheten, skapa en vi känsla, företagsanda och liknande.
Att tänka igenom vilken typ av möte det är frågan om är vitalt för att kunna definiera vilket syfte vi har med mötet, hur vi genomför mötet och vilket resultat vi förväntar oss ha uppnått efter mötet.
Och givetvis förutsätter detta att företaget har en väl definierad möteskultur men det en annan workshop så det hittar ni i en annan artikel, tipsen nedan är något alla kan börja med på egen hand.
Syfte.
Att ta en funderare på vilket syfte mötet har är grunden för resterande delar och definierar också vilken typ av möte det är.
Hur bidrar det här mötet till strategin kan också vara en bra fråga att ställa sig när man definierar syftet med mötet.
Är syftet att ta beslut, lösa problem eller informera till exempel, då är det olika former av möten och kommer att kräva olika upplägg för mötet.
Beslutsmöten, vilka beslut måste mötet resultera i?
Arbetsmöten, vad är det vi ska utarbeta under mötet, är det nya idéer, lösningen på ett problem eller liknande.
Informationsmöten, vad ska mötet informera om, dvs. vilken information är det frågan om, vilken information måste komma fram och vilka är berörda av informationen?
Input.
I det här fallet avser det att titta på vad som bör vara förberedelsen inför mötet, vad är det för något som man tar med in i mötet.
Oavsett mötestyp bör man ta sig en funderare på vad varje funktion ska göra för att förbereda sig inför mötet och vad respektive ska föra med in i mötet för att erhålla förväntat resultat.
Beslutsmöten, Vilken fakta ska vem komma med till mötet och vilka förberedelser görs av vem, vilka beslutsunderlag kommer att behövs.
Arbetsmöten, vad behöver vi till mötet och vem förbereder vad. Är det ett problemlösningsmöte kanske alla måste gå igenom med sin funktion vad problemet är som de ser det.
Informationsmötet, vad ska mötet informera om, finns det en röd tråd i mötet, hänger informationen ihop i hela mötet. Vem är det som ska informera och vilka ska bestämma innehållet i informationen.
Agenda.
Agendan är inte bara att skicka ut en radda med punkter till deltagarna utan djupare tanke!
Ofta ser jag många som har en ”standardagenda”, framförallt till regelbundna möten!
Hur bidrar det till att säkerställa ett bra resultat för mötet, det är knappast så att ingenting ändrar sig över tid.
Med agenda menar jag istället ett förhållningssätt till mötet, ett förhållningssätt den som kallar bör ha och några frågor man bör ställa sig beroende på vilken typ av möte det är frågan om.
Beslutsmöten, här måste man klargöra vad man ska ta beslut om och om deltagarna berörs och kan bidra till alla beslut. Om inte kanske man ska lägga upp mötet så de beslut som berör ett fåtal läggs sist.
Givetvis ska det också framgå hur man kan förbereda sig på bästa sätt så besluten kan tas på ett effektivt sätt.
Arbetsmöten, här måste man klargöra vad det är man ska arbeta med, vilka avgränsningar sätts och ge deltagarna förutsättningar att förbereda sig inför mötet t.ex. genom att gå igenom sin avdelnings erfarenheter eller önskemål.
Informationsmötet, givetvis måste agendan beskriva innehållet men vitalt är att ge de som ska få informationen en anledning att komma till mötet med ett öppet sinne.
”Varför ska jag lyssna på det här”, den frågan bör man tänka på när man skapar agendan så att alla som kommer för att få information kan känna att de vet innan vad mötet ger just dem.
Mål
Vilket mål har man med själva mötet?
Att man inför mötet sätter upp mål som man vill uppnå med mötet som sådant, målen är givetvis olika beroende på mötestyp men något man borde tänka igenom aktivt innan man kallar till mötet. I samtliga typer bör man dock ha som mål att reflektera över mötet som sådant, uppnådde vi det vi hade förutsatt oss och får vi det resultat vi förväntar oss?
Beslutsmötet, vilka saker måste vi ta beslut om för att vi ska kunna komma vidare, vilka är mindre viktiga och kan ligga sist i agendan är saker man måste tänka till på. Hur besluten ska verkställas och om besluten berör icke närvarande, hur säkerställs att konsekvenserna av beslutet hanteras och vilka hanterar resultatet samt konsekvensen av beslutet.
Arbetsmötet, vad ska vi uppnå med arbetet, ska det bli underlag för ett beslut, lösa ett problem eller kanske bara generera en mängd idéer. Men hur man ska gå vidare måste vara med i målet.
Informationsmöten, vad vill vi att deltagarna tar med sig från mötet, med tanke på att vi klarar att få med oss 30% av informationen. Hur mycket måste sjunka in och om det ska bäras vidare av deltagarna hur ger vi dem bästa förutsättningarna att göra det.
Resultat
Med resultat avses det som ska hända efter mötet, det vill säga som ett resultat av att vi faktiskt hade ett möte.
Beslutsmöten, hur säkerställs att besluten verkligen genomförs och konsekvensen av beslutet också hanteras, behöver vi följa upp bara på nästa möten eller behöver det uppföljningar under resans gång. Hur hanteras frågor som parkeras, vem säkerställer att dessa blir genomarbetade inför och beslutade vid nästa möte.
Arbetsmöten, resultatet av arbetet måste på något vis komma organisationen till nytta, vem som följer upp att nästa steg tas och vad resultatet används till, ska det bli underlag till ett beslutsmöte?
Informationsmötet, skulle vilja säga att det oftast är här man lägger minst tanke på resultatet i många organisationer. Men att tänka till på vad det bestående resultatet av mötet ska vara är att säkerställa att den investering man gör i mötet betalar sig.
Om man t.ex. redovisar företagets ekonomiska status för alla medarbetare vad ska resultatet vara, är det att alla ska känna sig trygga med sin arbetsplats eller är det något mer, behöver någon veta de exakta siffrorna?
Deltagare
Sist men inte minst måste vi fundera till på vem/vilka ska delta i mötet.
Orsaken till att göra det sist är givetvis att man bör bjuda in deltagare utifrån innehåll, mål och resultat, inte tvärtom.
Många gånger ser man företag som först tittar på vilka som ska delta och sedan sätter upp någon form av agenda, att göra på det sättet leder ofta till att man inte får ett tydligt mål med mötet.
Deltagaren bör bjudas in beroende på vad den förväntas bidra med men det är också viktigt att deltagaren vid inbjudan får klart för sig vilken roll den har och vad som förväntas av denne.
Beslutsmöten, vilka beslutsfattarna är måste klargöras, om alla behövs för samtliga beslut eller om mötet inkluderar adjungerade beslutsfattare.
Ska någon bjudas in för information, i så fall måste det vara tydligt vad som förväntas av denne, hur den ska använda informationen och att de inte förväntas ta del av besluten.
Är alla som vill/behöver göra sin röst hörd representerade på något vis och ligger detta till grund för beslutet.
Arbetsmötet, Vilka är det som kan eller måste bidra för att man ska uppnå det resultat man önskar, hur sätter vi ihop gruppen för att det ska bli bäst resultat?
För att uppnå bästa resultat bör man tänka igenom så man har bästa mix av personligheter, kompetenser och erfarenhet.
Informationsmötet, här ser man alldeles för ofta att det är lätt att för många blir inbjudna, ofta för att ingen ska känna sig åsidosatt.
Men man bör tänka igenom vem som behöver informationen för att arbetet ska kunna fortsätta och resultatet nås. Och om de som deltar förväntas sprida informationen så bör man bjuda in de som har bäst förutsättningar att sprida informationen och tydligt visa att det förväntas samt vilka delar som måste spridas och vilka hjälpmedel som finns.
Mötet som investering
Summa summarum så vill jag understryka att jag på intet sätt vill påstå att ovanstående är komplett eller passar alla möten!
Men att man bör se möten som investeringar i företaget och inse att det är en stor kostnadspost är helt klart.
Sett ur den aspekten så är ovanstående något som alla bör reflektera över och ha ett förhållningssätt för just sitt företag, verksamhet eller förening. Tillsammans med en väl definierad möteskultur så är förutsättningen för att investeringen ni gör i möten kommer att betala av sig mycket högre och resultatet kommer att bli mångfalt bättre.
Vi hjälper gärna till att arbeta igenom detta med er eller bara bolla era tankar och idéer, välkommen att höra av er.
Namn
E-post
Komentar