Möteskultur
Hur ser det ut i er organisation, är era möten alltid effektiva och ger goda resultat?
Är det så kan du sluta läsa här men känner du att det finns möjlighet att förbättra ert sätt att arbeta är du välkommen att läsa mina tips nedan eller läsa min andra artikel om mötesstruktur.
Jag har delat in det i två artiklar av den orsaken att mötesstrukturen är något som du som kallar till mötet kan påverka själv och därför förhoppningsvis kan få några bra idéer som du kan föra in direkt i dina möten.
När det gäller möteskultur så är det något som man måste arbeta in i företaget, hur ska vi bete oss på våra möten, vad förväntas av deltagarna och vad förväntas av organisatören.
Det handlar lika mycket om möteskompetens, organisationsstruktur som verktyg, processer och metoder.
Oftast när jag möter företag för att hjälpa till att utveckla produktutvecklingsprocessen eller för den delen annan processutveckling så är en av orsakerna till ineffektiviteten företagets möten och dess möteskultur.
Speciellt efter att online möten har blivit kutym i företagen för att ”spara pengar” så har ofta antalet möten exploderat.
Och då antalet möten ökar tenderar man också att kalla till möten för att kunna prata om något som tidigare skötts genom att träffas spontant.
Eftersom alla är så bokade av möten så blir det enda sättet att säkerställa att man verkligen kan ses och prata.
Det är detta jag menar att man bör ta tag i och verkligen skapa möteskultur och mötesstruktur i företaget eftersom det blir en ganska stor kostnadspost i företaget samtidigt som det också tenderar att sänka personalens effektivitet.
Strategi
Något jag väldigt sällan ser när jag är ute på företag är att man på något sätt aktivt kopplar mötet till strategin.
Hur många är det som när de kallar till mötet börjar med att tänka på hur mötet bidrar till strategin och hur mötet ska bidra till de övergripande målen?
Med detta menar jag inte någon djupare analys för varje möte men åtminstone att man reflekterar över det ibland, framförallt om man kallar till ett möte som ska vara regelbundet och som kommer att ha många deltagare, dvs. investeringen i mötet blir stor.
Detta borde vara en naturlig del av företagets möteskultur att det är ett krav på att varje möte bidrar till att nå målen.
Spelregler
Nästa del berör hur företaget/organisationen ser på mötet som sådant, vilka spelregler gäller i er organisation.
Är spelreglerna för mötet tydliga?
Vet alla vad som gäller, hur beter sig deltagarna före, under och efter mötet.
Det här skiljer sig förstås mellan mötestyperna vad som bör vara förväntat av organisatör och deltagare.
Reflekterar nedan mer om detta per mötestyp, vill först nämna några saker som bör gälla för samtliga möten.
Mål
Oavsett mötestyp så bör man fundera på hur man säkrar att målet med mötet nås och hur man får det resultat man önskar och hur/om man följer upp resultatet.
Ett beslutsmöte är nog enklast att se att man möter målet, man tog de beslut man skulle och resultatet är om besluten är implementerade.
Det blir lite svårare för arbetsmötet respektive informationsmötet, det sistnämnda är nog det svåraste att definiera mål och förväntat resultat.
Men ett sätt att kunna säkra att man når målet och får resultat är att i slutet på varje möte föra in en punkt där man reflekterar över själva mötet.
Varför ska jag delta?
I företagets möteskultur bör det vara självklart för alla varför de ska delta i de olika mötena, både för att vara tydliga med vad deltagaren ska bidra med men även för att säkra att deltagaren kommer med ett öppet sinne, att man öppnar det sensoriska filtret.
Det måste vara tydligt vad mötet ger deltagaren vare sig det är ett besluts-, arbets- eller informationsmöte, vad ger det här ”mig”.
Det ska framgå vilken roll man har, är jag beslutsfattare, idéspruta, presenterar fakta, adjungerad för ett visst ämne etc.
Om man är adjungerad på ett beslutsmöte måste man veta om det avses att man ska delta i beslut eller inte, se mer om detta i artikeln om mötesstruktur.
Närvaro
En punkt som egentligen inte borde behövas men som tragiskt nog ändå måste påminnas om.
Är det ok att vissa deltagare aldrig kommer i tid?
Vad beror det på, möten kloss i kloss och föregående alltid drar ut på tiden?
Eller är respekten för möten för dålig?
När man deltar i mötet, är man närvarande eller är fokuset på datorn eller telefonen?
Sist men inte minst, har man rätt attityd och kompetens för att delta i mötet?
Inte allt för sällan ser man fortfarande brister på detta och på samma sätt som företaget sätter upp regler om närvaro kanske det kan vara bra att sätta tydliga regler för vad som förväntas av personalen på möten.
Det är ju inte så att man har sitt arbete och sedan har man möten!
Mötet måste ses som och vara en viktig del av arbetet och en investering som företaget gör!
Respekt
Alla deltagare måste ha respekt för mötets syfte och mål, är de väl genomtänkta och förberedda får man inte skjuta in egna frågor på mötet, det skall ske i förväg eller i ett annat forum.
Det kan vara så att vissa deltagare bara är med på delar av mötet för allt berör inte dem, då är respekten tvåvägs, dels är det en respekt av deltagarens värdefulla tid och sedan en respekt att man inte diskuterar saker som berör deltagaren när denne lämnat mötet. (Går ju alltid att kalla tillbaka dem om något viktigt kommer upp)
Ofta ser jag också en tendens att det blir möten i ett möte, fler sitter och pratar om en fråga eller något helt annat som dykt upp på ett mail eller liknande.
Detta tyder på en brist på respekt, dels för mötet som störs och dels för de andra deltagarna som hålls utanför.
Givetvis bör man vänta till efter mötet för att diskutera något som inte berör mötet och om det berör mötet så bör man be om ordet och förklara vad det är och sedan besluta gemensamt hur man går vidare.
Sist men inte minst så bör mötets prioriteringsordning respekteras, inte att man tar upp frågor som berör en själv mest utan att man följer den ordning som är bäst för att uppnå resultatet som mötet syftar i att uppnå.
Mötesreflektion
Reflektion av mötet syftar främst till att utvärdera och förbättra mötet men är vitalt för att kunna effektivisera sina möten och få en bättre återbetalning på investeringen.
Viktigt är att tillräckligt med tid ges och att man ser över vilka mål man hade, behöver dessa ändras eller nya tillföras.
Hur bra blev resultatet av föregående möte, har besluten verkställts, uppgifterna genomförts och kom den information som var nödvändig ut i företaget?
Ni finner här ett förslag på checklista för olika mötestyper som ni kanske kan använda som utgångspunkt.
Mötestyper
För att öka effektiviteten på företagets möten bör man definiera vilka typer av möten man har, hur man definierar mötet och vad som gäller för respektive typ.
Jag brukar dela in det in tre huvudkategorier, här måste man givetvis se vad man har för behov och typer vilket kan bero på verksamhet och organisation.
Kategorierna är beslutsmöte, arbetsmöte & informationsmöte.
Ofta ser man att man blandar dessa kategorier i ett och samma möte, min erfarenhet är att man får effektivare möten om man kan hålla isär dem.
Definitionen av de olika mötena hittar ni i sektionen om mötesstruktur, fördjupar mig inte mer om det här.
Spelregler
Men som jag nämnde ovan så bör ju spelregler sättas inom företaget, dessa kan variera beroende på mötestyp.
Något som ofta debatteras är vem som avgör om ”jag måste gå” på möte jag är kallad till!
Två svar är vanliga, oftast ”den som kallar avgör, är jag kallad måste jag delta!”
Det andra är ”jag, utifrån min arbetssituation avgör jag om jag kan delta!”.
Båda dessa skapar ju behov av olika spelregler, för ett beslutsmöte känns nog det första svaret som ok, är man i beslutsposition behövs man i mötet.
För ett informationsmöte är nog andra svaret ok, kanske kan jag hämta in informationen vid ett senare tillfälle.
Det viktiga är förstås att samma spelregler gäller över företaget och att man därför är noggrann vid sin inbjudan.
Att man använder obligatoriskt, frivillig eller för info så att det framgår och den kallade kan bedöma vad påverkan av dennes beslut blir, är det tydligt och konsekvent så blir det inga tveksamheter.
Är man obligatorisk så flyttas mötet om man inte deltar och man måste då givetvis annonsera frånvaro i god tid om möjligt, frivillig då kan man utebli om det är något akut och för info kommer man på om agendan verkar beröra densamme.
Det bör också vara tydligt vad företaget förväntar sig av sin personal när det gäller möten, vad som krävs före, under och efter mötet av var och en, givetvis beroende på mötestyp.
Generellt så bör det framhållas att möten inte bara är organisatörens ansvar, alla som är involverade har ett ansvar, olika beroende på mötestyp, möte och roll.
Organisatören ansvarar givetvis för att rätt deltagare bjuds in, att mötesstrukturen sätts upp och att möjlighet till förberedelse ges.
Med detta sagt är det INTE organisatören som ansvarar för att alla förberedelser görs, att strukturen är rätt eller att rätt möjligheter till förberedelse ges.
Organisatören ska se till att alla bidrar med det som rollen ger vid handen för att mötet ska bli optimalt.
Det gäller generellt för alla mötestyper även om det är olika förberedelser, struktur och hur deltagarna ska förbereda sig.
T.ex. skillnaden för deltagaren att förbereda sig vid ett beslutsmöte och informationsmöte är förstås diametral, beslutsmötet skall man läsa på fakta inför beslutet medan inför ett informationsmöte vet deltagaren inte vilken information man får utan måste förbereda sig på att ta emot information, det kan bero på om man förväntas sprida den eller om det är för eget bruk.
Inspiration och ide till någon form av spelregler för de olika mötestyperna ser ni i artikeln utan att på något sätt göra anspråk till att de är fullständiga eller passar alla verksamheter.
Mötet som investering
Summa summarum så vill jag understryka att jag på intet sätt vill påstå att ovanstående är komplett eller passar alla organisationer!
Syftet med artikeln är inte att ge någon en färdig mall för en möteskultur i just ert företag, syftet är att väcka tankar kring den enorma investering som görs varje dag i företag världen över.
Men att man bör se möten som investeringar i företaget och inse att det är en stor kostnadspost är helt klart.
Sett ur den aspekten så är ovanstående något som alla bör reflektera över och ha ett förhållningssätt för just sitt företag, verksamhet eller förening. Tillsammans med en väl definierad mötesstruktur så är förutsättningen för att investeringen ni gör i möten kommer att betala av sig mycket högre och resultatet kommer att bli mångfalt bättre.
Massor av människor sitter just nu i möten, spenderar vi tillräckligt med tid på förberedelser för att säkerställa att de verkligen ger tillbaka på investeringen, det är frågan!
Vi hjälper gärna till att arbeta igenom detta med er eller bara bolla era tankar och idéer, välkommen att höra av er.